Recevoir et gérer les candidatures

Chaque candidature reçue sur la plateforme arrive dans votre tableau de bord et déclenche une notification email à la personne référente. Ce guide vous aide à structurer votre traitement des candidatures pour ne rien rater et offrir une expérience professionnelle aux candidats — y compris à ceux que vous ne retiendrez pas.

Vous accédez à vos candidatures depuis votre tableau de bord en cliquant sur « Candidatures ».

Vue d'ensemble

La page « Candidatures » affiche par défaut l'ensemble des candidatures reçues sur l'ensemble de vos offres, triées par date la plus récente. Vous pouvez filtrer par :

• Offre : pour vous concentrer sur le pipeline d'un poste précis,
• Statut : pour ne voir que les nouvelles candidatures, ou au contraire les candidats en entretien,
• Date : pour vous focaliser sur une période donnée.

Chaque ligne affiche le nom du candidat, l'offre concernée, la date de candidature, le statut actuel, et un aperçu du score de complétude du profil.

Consulter le détail d'une candidature

Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir le détail. Vous y trouverez :

• Le profil complet du candidat : photo, parcours, compétences, langues, expériences précédentes.
• Le CV téléversé : consultable directement dans le navigateur ou téléchargeable.
• La lettre de motivation que le candidat a écrite spécifiquement pour votre offre.
• L'historique : dates et personnes de votre équipe ayant déjà consulté ou modifié le statut de cette candidature.

Le simple fait d'ouvrir une candidature passe automatiquement son statut de En attente à Étudiée, signalant ainsi au candidat que son dossier a été pris en considération. Ce mécanisme évite à vos candidats de rester dans l'incertitude pendant des semaines.

Faire évoluer le statut d'une candidature

Sur la page détail, vous pouvez à tout moment changer le statut. Les statuts disponibles sont conçus pour suivre un processus de recrutement classique :

• En attente — la candidature vient d'arriver et n'a pas encore été ouverte par votre équipe.
• Étudiée — la candidature a été consultée et est en cours d'examen.
• Entretien — vous avez décidé de rencontrer le candidat. Un email automatique l'informe que vous souhaitez un entretien (vous pouvez personnaliser ce message).
• Acceptée — le candidat est retenu pour le poste. Le candidat reçoit une notification, et votre équipe peut basculer en mode opérationnel pour la finalisation (contrat, intégration).
• Refusée — la candidature ne donne pas suite. Vous pouvez ajouter un motif court qui sera communiqué au candidat. Un message clair et respectueux est essentiel — c'est aussi votre marque employeur qui se joue ici.
• Retirée — statut affiché quand le candidat retire lui-même sa candidature avant que vous ayez eu le temps de la traiter.

Vous pouvez attribuer chaque candidature à un membre spécifique de votre équipe (par exemple le chef pour les candidatures cuisine, le directeur de la restauration pour les candidatures de salle) afin de clarifier qui est responsable du suivi.

Échanger avec un candidat

Quand vous passez une candidature en statut Entretien, un fil de discussion s'ouvre avec le candidat directement dans la plateforme. Vous pouvez :

• proposer plusieurs créneaux d'entretien,
• partager un lien visio,
• demander des informations complémentaires,
• envoyer une convocation finale.

Toutes les communications restent tracées dans la candidature, ce qui est précieux pour votre équipe quand plusieurs personnes interviennent sur un même recrutement.

Refuser une candidature avec respect

Le moment le plus délicat du recrutement est de notifier un refus. Diamond Careers vous propose plusieurs options :

• Refus standard : un message générique préformulé est envoyé. Pratique pour les volumes importants, mais peu personnalisé.
• Refus avec motif : vous pouvez choisir un motif dans une liste (« profil ne correspondant pas au poste », « expérience insuffisante », « poste pourvu en interne », etc.). Le candidat voit ce motif, ce qui l'aide à comprendre.
• Refus personnalisé : vous écrivez un message libre. C'est l'option la plus appréciée des candidats, et celle que nous recommandons quand vous avez fait passer un entretien.

Suivre les candidatures spontanées

Les candidatures spontanées (candidats qui postulent à votre maison sans qu'aucune offre soit publiée) apparaissent dans une section dédiée. Vous pouvez les traiter selon le même process, ou les garder en réserve pour un futur recrutement. Si vous repérez un profil intéressant pour un poste à venir, ajoutez-le à vos favoris talents depuis sa fiche pour le retrouver facilement plus tard.

Organisation collective

Si plusieurs personnes de votre équipe traitent les candidatures, quelques bonnes pratiques :

• Définissez qui est responsable de quel type de poste. Évitez que deux personnes traitent la même candidature sans le savoir.
• Utilisez les attributions : passer une candidature en charge à un membre clarifie immédiatement la responsabilité.
• Lisez l'historique avant d'agir : si un collègue a déjà consulté ou échangé avec le candidat, vous trouverez ses notes dans l'historique de la candidature.

Bonnes pratiques

• Réagissez vite : un délai de réponse court (idéalement moins de 5 jours) est un signal de professionnalisme et permet de capter les meilleurs candidats avant qu'ils ne s'engagent ailleurs.
• Personnalisez vos refus : surtout après un entretien. Trois lignes sincères valent mieux qu'un mail générique.
• Donnez des nouvelles régulières : si votre processus prend du temps, dites-le explicitement au candidat (« nous reviendrons vers vous d'ici 10 jours après les entretiens en cours »).
• Archivez plutôt que supprimez : un candidat refusé aujourd'hui peut être pertinent dans 6 mois. Conservez une trace.
• Mesurez votre temps de réponse : c'est l'un des principaux facteurs de réputation employeur dans un secteur où les talents s'échangent vite.